Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.
Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.
| Introducir Fórmulas y Funciones | |
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.
Si quieres conocer más sobre los operadores más utilizados y las precedencias de los operadores visita nuestro básico .
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Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la función.
Hacer clic en la pestaña Fórmulas.
Elegir la opción Insertar función.
O bien, hacer clic sobre el botón 
de la barra de fórmulas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
Excel 2007 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón 
, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botón 
para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5).
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma 
que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.
Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:
Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Ademas de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones...
Si quieres conocer más sobre las referencias y nombres visita nuestro básico .
Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones
Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.
Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3.
Funciones de fecha y hora |
De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas.
Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.
| Función | Descripción |
| AHORA() | Devuelve la fecha y la hora actual |
| AÑO(núm_de_serie) | Devuelve el año en formato año |
| DIA(núm_de_serie) | Devuelve el día del mes |
| DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método) | Calcula el número de días entre las dos fechas |
| DIASEM(núm_de_serie;tipo) | Devuelve un número del 1 al 7 |
| FECHA(año;mes;día) | Devuelve la fecha en formato fecha |
| FECHANUMERO(texto_de_fecha) | Devuelve la fecha en formato de fecha |
| HORA(núm_de_serie) | Devuelve la hora como un número del 0 al 23 |
| HORANUMERO(texto_de_fecha) | Convierte una hora de texto en un número |
| HOY() | Devuelve la fecha actual |
| MES(núm_de_serie) | Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) |
| MINUTO(núm_de_serie) | Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59 |
| NSHORA(hora;minuto;segundo) | Convierte horas, minutos y segundos dados como números |
| SEGUNDO(núm_de_serie) | Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59 |
Funciones de fecha y hora |
Esta función nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha y hora.
Ejemplo: =AHORA() devuelve 09/09/2004 11:50.
Esta función tiene como parámetro un número de serie y devuelve el año en formato año entre el rango de 1900-9999.
Ejemplo: =AÑO(38300) devuelve 2004. En vez de un número de serie le podríamos pasar la referencia de una celda que contenga una fecha: =AÑO(B12) devuelve también 2004 si en la celda B12 tengo el valor 01/01/2004.
Devuelve el día del mes correspondiente al número de serie proporcionado.
Ejemplo: =DIA(38300) devuelve 9.
Función DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
Calcula el número de días entre las dos fechas proporcionadas basandose en años de 360 días. Los parámetros de fecha inicial y fecha final es mejor introducirlos mediante la función Fecha(año;mes;dia). El parámetro método es lógico (verdadero, falso), V --> método Europeo, F u omitido--> método Americano.
Método Europeo: Las fechas iniciales o finales que corresponden al 31 del mes se convierten en el 30 del mismo mes
Método Americano: Si la fecha inicial es el 31 del mes, se convierte en el 30 del mismo mes. Si la fecha final es el 31 del mes y la fecha inicial es anterior al 30, la fecha final se convierte en el 1 del mes siguiente; de lo contrario la fecha final se convierte en el 30 del mismo mes
Ejemplo: =DIAS360(Fecha(1975;05;04);Fecha(2004;05;04)) devuelve 10440.
Función DIASEM(núm_de_serie;tipo)
Devuelve un número del 1 al 7 que identifica al día de la semana, el parámetro tipo permite especificar a partir de qué día empieza la semana, si es al estilo americano pondremos de tipo = 1 (domingo=1 y sábado=7), para estilo europeo pondremos tipo=2 (lunes=1 y domingo=7).
Ejemplo: =DIASEM(38300;2) devuelve 2.
Devuelve la fecha en formato fecha, esta función sirve sobre todo por si queremos que nos indique la fecha completa utilizando celdas donde tengamos los datos del día, mes y año por separado.
Ejemplo: =FECHA(2004;2;15) devuelve 15/02/2004.
Función FECHANUMERO(texto_de_fecha)
Devuelve la fecha en formato de fecha convirtiendo la fecha en formato de texto pasada como parámetro. La fecha pasada por parámetro debe ser del estilo "dia-mes-año".
Ejemplo: =FECHANUMERO("12-5-1998") devuelve 12/05/1998
Funciones de texto |
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
Funciones de texto | |
Devuelve el carácter específicado por el número de código correspondiente al código de caracteres ASCII.
Ejemplo: =CARACTER(76) devuelve L
Esta función devuelve el código ASCII del primer caracter del texto pasado como parámetro.
Ejemplo: =CODIGO("L") devuelve 76
Función CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
Devuelve una cadena de caracteres con la unión de los textos pasados como parámetros. Esta función es de utilidad cuando tenemos texto como puedan ser el nombre completo de una persona pero está dividido en distintas celdas y en alguna ocasión queremos fundir el nombre completo en una sola celda.
Ejemplo: =CONCATENAR("Antonio ";"Gutierrez ";"Fernandez " ) devuelve Antonio Gutierrez Fernandez
Función DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares)
Redondea un número pasado como parámetro a los decimales indicados y devuelve el resultado en formato de texto. La última opción es una parámetro lógico (VERDADERO, FALSO), si se omite coge como valor FALSO, mostrará los puntos separadores de los millares.
Ejemplo: =DECIMAL(4005,75;3) devuelve 4.005,750 y =DECIMAL(4005,75;3;verdadero) devuelve 4005,750
Función DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
Devuelve de la cadena de texto, el número de caracteres especificados comenzando a contar desde el final del texto.
Ejemplo: =DERECHA("Bienaventurados los que estudien Excel...";12) devuelve "ien Excel..."
Función ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
Devuelve la posición inicial del texto buscado dentro de otro texto empezando a buscar desde la posición núm_inicial. A diferencia de la función HALLAR, ENCONTRAR distingue entre mayúsculas y minúsculas y no admite caracteres comodín.
Ejemplo: =ENCONTRAR("Wally";"Siempre buscando nuevas aventuras este Wally y siempre perdido, ayúdame a encontrarlo";1)
devuelve 40, que es la posición donde empieza la palabra Wally.
Devuelve el mismo texto pero quitando los espacios que no sean espacios simples entre palabras.
Ejemplo: =ESPACIOS("En un lugar de la mancha... ") devuelve "En un lugar de la mancha..."
Función EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres)
Devuelve los caracteres indicados de una cadena de texto a partir de una posición inicial.
Ejemplo: =EXTRAE("Mirando el mar, me envuelve una emoción intensa...";12;3) devuelve "mar"
Funciones de búsqueda |
En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos.
Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos.
Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:
| Función | Descripción |
| AREAS(ref) | Devuelve el número de rangos de celdas contiguas |
| BUSCAR(...) | Busca valores de un rango de una columna o una fila |
| BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado) | Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores |
| BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) | Busca un valor en la primera columna de la izquierda |
| COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscar_en;tipo_de_coincidencia) | Devuelve la posición relativa de un elemento |
| COLUMNA(ref) | Devuelve el número de columna de una referencia |
| COLUMNAS(matriz) | Devuelve el número de columnas que componen la matriz |
| DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) | Devuelve una referencia a un rango |
| DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) | Crea una referencia de celda en forma de texto |
| ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) | Elige un valor o una accion de una lista de valores |
| FILA(ref) | Devuelve el número de fila |
| FILAS(matriz) | Devuelve el número de filas |
| HIPERvínculo(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo) | Crea un acceso directo a un documento |
| IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_datos;tablas_dinámicas;campo1;elemento1;campo2;elemento2...) | Extrae datos almacenados en una tabla dinámica |
| INDICE(matriz;num_fila;num_columna) | Devuelve el valor de una celda en la intersección de una fila y una columna |
| INDIRECTO(ref;a1) | Devuelve una referencia especificada |
| TRANSPONER(matriz) | Intercambia las filas por las columnas en una matriz |
Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa".
Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras.
Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:
| Función | Descripción y Ejemplo |
| DB(costo;valor_residual;vida;periodo;mes) | Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, método de depreciación de saldo fijo |
| DDB(costo;valor_residual;vida;periodo;factor) | Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, mediante el método de depreciación por doble disminución de saldo |
| DVS(costo;valor_residual;vida;periodo_inicial;periodo_final;factor;sin_cambios) | Devuelve la depreciación de un bien para un período especificado, incluyendo periodos parciales |
| INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va) | Calcula el interés pagado durante un período específico de una inversión |
| NPER(tasa;pago;va;vf;tipo) | Devuelve el número de pagos de una inversión |
| PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) | Devuelve el pago de un préstamo basado en pagos y tasas de interés constantes |
| PAGOINT(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) | Devuelve el interés pagado por una inversión durante periodo determinado |
| PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo) | Devuelve el pago de un capital de una inversión determinada |
| SLN(costo;valor_residual;vida) | Devuelve la depreciación por método directo de un bien durante un período dado |
| SYD(costo;valor_residual;vida;periodo) | Devuelve la depreciación por método de anualidades de un bien durante un período específico |
| TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) | Devuelve la tasa de interés por periodo de un préstamo o una inversión |
| TIR(valores;estimar) | Devuelve la tasa interna de retorno de una inversión para una serie de valores en efectivo |
| TIRM(valores;tasa_financiamiento;tasa_reinversión) | Devuelve la tasa interna de retorno modificada |
| VA(tasa;nper;pago;vf;tipo) | Devuelve el valor actual de una inversión |
| VF(tasa;nper;pago;vf;tipo) | Devuelve el valor futuro de una inversión basada en pagos periódicos y constantes más una tasa de interés constante |
| VNA(tasa;valor1;valor2;...) | Devuelve el valor neto actual de una inversión a partir de una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros |
Otras funciones. | |
Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categorías que nos pueden ser de gran utilidad.
En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.
